Hậu cần là một công tác tương đối quan trọng, tương đối nhiều người bởi vì không mấy quan tâm đến nó mà xảy ra những tình huống “khó xử” ở event. Đối với sự kiện giao lưu cũng vậy, cảm nhận của đa số vị khách mời sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới sự thành công của sự kiện. Có những chương trình được xây dựng một kịch bản tốt nhất, nhưng do có không ít sơ suất ở khâu đón tiếp khi bắt đầu event mà chất lượng của sự kiện giảm đi đáng kể.

tổ chức lễ khai trương showroom

Thậm chí, tại khá nhiều chương trình có tính chất chủ yếu thì còn được chuẩn bị riêng một kịch bản lễ tân. Mục đích chính là đa số người tổ chức muốn tất cả mọi chi tiết nhỏ nhất trong lễ tân đều diễn ra một cách chỉnh chu. Điều này thể hiện quy mô, độ hoành tráng của event mà khá nhiều người dường như không mấy để ý.

Các vấn đề nào bạn phải quan tâm để công tác hậu cần diễn ra như ý muốn?

phương pháp trình bày thư mời phải nghiêm túc, lịch sự, đầy đủ thông tin. Hình thức trình bày phải đúng đối tượng nhận thư mà lựa chọn cho phù hợp.

Ý tưởng và phương pháp trang trí cần đảm bảo tính nghiêm túc, đơn giản và nếu có thể thì phải ấn tượng. Nghiêm túc ở đây có nghĩa là mọi thứ phải chuẩn xác, huy hiệu hay là biểu tượng chính thức, tránh trường hợp phông chữ trang trí lòe loẹt, kiểu cách sẽ làm sự kiện trông không nghiêm túc, phản cảm với một số vị khách khó tính.

Đón khách: Thường người ta sẽ nên đặt 1 bàn tiếp khách ở phía trước bên ngoài nơi diễn ra chương trình giao lưu và bố trí nhân sự hướng dẫn khách vào vị trí ngồi. Điều này vừa thể hiện lòng tôn trọng với khách mà chúng ta mong muốn họ đến tham dự, vừa là một cách “điểm danh” khéo, kiểm soát người ra vào, an ninh trật tự.

dich vu to chuc le khanh thanh

Đối với vấn đề ăn uống tại sự kiện giao lưu thì thường có 2 cách chuẩn bị : để sẵn trên bàn nơi khách ngồi hoặc có khu vực sắp xếp bánh, trái cây, nước uống riêng, ở 1 góc nào đó sạch sẽ, tiện sử dụng... để khách tự nhiên dùng mà không phải chờ phục vụ. Lưu ý là các công việc này bạn phải hoàn tất trước khi khách bước vào chương trình, người phục vụ phải ăn mặc lịch sự để khách cảm thấy họ được chào đón nhiệt tình. Tuyệt đối tránh việc khi khách đang ngồi xem chương trình sự kiện, tiếp tân mới đem nước ra mời và việc liên tục đi ngang khi sự kiện chuẩn bị diễn ra sẽ gây ra khó chịu cho khách. Đối với người sẽ phát biểu phải có người tiếp tân chuẩn bị nước, đối với nước suối phải mở nắp sẵn và chuẩn bị ly chu đáo. một số người để nguyên chai nước suối dùng ống hút là không lịch sự.